Wśród licznych kwestii, w których zespół BWHS udziela porad prawnych w związku z epidemią koronawirusa, powtarzać zaczęło się pytanie czy pracodawca może skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę mailem? Z tym pytaniem wiąże się także możliwość dokonania tzw. wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy. Doniosłość praktyczna tego pytania – w sytuacji obowiązującego istotnego ograniczenia spotkań osobistych, także na gruncie pracowniczym – jest oczywista.
Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć twierdząco, z zastrzeżeniem, że musi dojść do spełnienia pewnych warunków. Nie każdy mail będzie odpowiadał warunkom formy pisemnej złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Przewidziany w art. 30 § 3 Kodeksu pracy wymóg złożenia oświadczenia na piśmie będzie spełniony w przypadku oświadczenia w formie elektronicznej opatrzonego bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 24.08.2009 r., I PK 58/09.
Osoba składająca takie oświadczenie musi wykazać chwilę, z którą dotarło ono do adresata w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią – co jest warunkiem skuteczności złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę oraz jest istotne dla oceny momentu nastąpienia skutków oświadczenia.
Chwilą decydującą o złożeniu oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej jest wprowadzenie go do środka komunikacji elektronicznej i to w sposób umożliwiający adresatowi zapoznanie się z jego treścią (art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego). Chodzi tu o środek komunikacji kontrolowany przez adresata, choć niekoniecznie należący do niego. Wystarczy zatem, aby wiadomość zawierająca oświadczenie woli, przesłana adresatowi drogą elektroniczną, znalazła się na serwerze właściwym dla adresata w taki sposób, aby mógł się on z nią zapoznać (takie stanowisko zajmuje Sąd Najwyższy – np. w wyroku z dnia 16 maja 2003 r., I CKN 384/01 i w postanowieniu z dnia 10 grudnia 2003 r. V CZ 127/03). Brak zapoznania się z treścią oświadczenia, wynikający z nieuruchomienia przez adresata urządzenia umożliwiającego odbiór wiadomości lub rezygnacji z otworzenia wiadomości, nie uchyla skuteczności złożenia takiego oświadczenia.
Rozkład potencjalnych ryzyk związanych z tą formą złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę wygląda następująco: na nadawcy oświadczenia spoczywa ryzyko związane z brakiem możliwości wprowadzenia oświadczenia do środka komunikacji elektronicznej w sposób dający adresatowi możliwość zapoznania się z jego treścią (w tym np. przesłanie plików zbyt dużych rozmiarów, brak zapewnienia możliwości utrwalenia treści oświadczenia), zaś po stronie odbiorcy – ryzyko braku możliwości odbioru oświadczenia wynikające z przyczyn leżących w urządzeniach (np. niesprawny komputer) lub programach (np. wirus) kontrolowanych przez adresata.
Nadawca oświadczenia, zwłaszcza jeśli jest przedsiębiorcą, powinien przy tym zadbać o zachowanie dowodów skutecznego złożenia oświadczenia woli i jeżeli czyni to poprzez e-mail, dowód ten winien dotyczyć zapisania wiadomości na skrzynce pocztowej adresata (wykorzystać należy funkcję „żądaj potwierdzenia dostarczenia”, dostępną w Microsoft Outlook w zakładce „Opcje”). Waga tego obowiązku pozostaje szczególna w sytuacji, gdy adresat wiadomości e-mail nie prześle zwrotnego potwierdzenia jej odbioru.
