W ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Specustawa”), uchwalonej w związku z trwającą w kraju epidemią koronawirusa SARS-CoV-2, znalazły się także zapisy dotyczące problematyki zamówień publicznych, w szczególności obowiązków stron umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie wzajemnego informowania się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie łączącej ich umowy. Przedstawiamy Państwu szczegóły regulacji wprowadzonej na mocy Specustawy.

W art. 15r Specustawy ustawodawca nakłada na strony umowy w sprawie zamówienia publicznego obowiązek wzajemnej informacji o wpływie okoliczności związanych z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2 oraz choroby COVID-19 na należyte wykonywanie umowy. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy wpływ taki już nastąpił jak i sytuacji, gdy wpływ taki się jeszcze nie ujawnił, ale obiektywnie oceniając może lub wystąpi w przyszłości.

Strona umowy, która ma wiedzę o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na wykonanie zamówienia publicznego ma obowiązek poinformować drugą ze stron o tych okolicznościach. Strona informująca jest obowiązana przekazać drugiej stronie informację, do której dołączone powinny być oświadczenia i dokumenty potwierdzające notyfikowane okoliczności, w tym w szczególności w przedmiocie:

  1. nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia,
  2. decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych,
  3. poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 (vide: art. 11 ust. 1 i 2 Specustawy),
  4. wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych,
  5. okoliczności, o których mowa powyżej, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy biorącego udział w realizacji zamówienia.

Katalog wskazany w art. 15r ust. 1 Specustawy jest katalogiem przykładowym. Tym samym do informacji strona może załączyć tytułem uzasadnienia dokumenty dotyczące także wszelkich innych okoliczności, o ile te mają związek z epidemią COVID-19 i będą lub już wpływają na wykonywanie przez strony umowy w jej pierwotnym kształcie.

Przekazanie drugiej stronie informacji i dokumentów, o których mowa powyżej, nie aktualizuje od razu obowiązku drugiej strony do ustosunkowania się do przekazanych danych. Otóż w art. 15r ust. 2 zastrzeżono dla drugiej strony prawo żądania przedstawienia dalszych, dodatkowych oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających, że wystąpienie COVID-19 rzeczywiście ma lub będzie mieć wpływ na należyte wykonanie umowy. Mając na uwadze powyższą regulację należy uznać, że niewykluczone jest także kilkukrotne zgłoszenie żądania przedstawienia dalszych oświadczeń i dokumentów, co zależeć będzie od specyfiki konkretnych przypadków. Uprawnienie to nie może jednak prowadzić do nadużycia prawa przez stronę żądającą dodatkowych dokumentów. Wykluczone więc wydaje się kilkukrotne wzywanie strony informującej o przedstawianie kolejnych dokumentów potwierdzających okoliczności, które zostały już potwierdzone na wcześniejszym etapie, czy też żądanie przedstawienia informacji lub dokumentu, co do którego strona informująca wypowiedziała się już wcześniej w jednym ze swoich wystąpień.

Opisywane uprawnienie ma istotne znaczenie dla biegu procedowania wymiany oświadczeń między stronami i finalnego wprowadzenia zmian do umowy w sprawie zamówienia publicznego, w związku z zaistnieniem epidemii COVID-19.

Otóż zasadniczo strona, która otrzymała od drugiej strony stosowne oświadczenia i dokumenty obowiązana jest w terminie 14 dni przedstawić stronie informującej swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem, odnośnie do przedstawionych twierdzeń i dokumentów. Jednak, jeśli wystąpienie pierwszej ze stron było następnie uzupełniane na wniosek drugiej strony, termin 14 dni na przedstawienie odpowiedzi liczony jest od dnia otrzymania uzupełnionych oświadczeń i dokumentów.

Specustawa reguluje także obowiązek ustosunkowania się co do ewentualnych roszczeń w zakresie kar umownych. Otóż, jeśli w umowie znajdują się zapisy dotyczące kar umownych i odpowiedzialności za należyte wykonanie umowy, strona ustosunkowująca się wystąpienia strony zgłaszającej negatywny wpływ COVID-19 na wykonanie umowy, jest zobligowana zawrzeć w swoim stanowisku także twierdzenia odnośnie wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na zasadność ustalenia i dochodzenia tych kar lub odszkodowań, lub względnie na ich wysokość.

W przypadku gdy po wymianie stanowisk zamawiający uzna, że istotnie skutkiem wystąpienia COVID-19 są problemy w należytym wykonywaniu umowy, kolejnym krokiem powinno być dokonanie zmian umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 15r ust. 4 Specustawy zmiany mogą dotyczyć w szczególności:

1)   zmiany terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,

2)   zmiany sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych,

3)   zmiany zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzeniawykonawcy.

Warunkiem dokonania ww. zmian jest jednak ograniczenie, że każda kolejna zmiana nie możeskutkować wzrostem wynagrodzenia wykonawcy granicy 50% pierwotnie ustalonego i przypadającego na rzecz Wykonawcy.

Ustawodawca zastrzega jednak, iż w przypadku gdyby umowa zawierała postanowienia korzystniejsze, niż te zaproponowane między Stronami w ramach wymiany stanowisk, stosuje się dotychczasowe postanowienia umowne, z uwzględnieniem, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 nie mogą stanowić podstawy do umownego prawa odstąpienia od tej umowy, Naturalnie intencją wprowadzenia takiego zastrzeżenia jest zapewnienie gwarancji wykonywania i doprowadzenia w przyszłości do końca inwestycji stanowiących zamówienia publiczne, pomimo aktualnie występujących trudności wywołanych COVID-19.

W Specustawie znalazły się także regulacje dotyczące stosunków umownych na linii wykonawca – podwykonawca (znajdują one także zastosowanie do umów pomiędzy dalszymi podwykonawcami). I tak wykonawca i podwykonawca po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie łączącej ich umowy, w zakresie całościowego lub częściowego wykonania zamówienia publicznego, mogą uzgodnić odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w szczególności mogą:

1)   zmienić termin wykonania umowy lub jej części,

2)   czasowo zawiesić wykonywanie umowy lub jej części,

3)   zmienić sposób wykonywania umowy lub

4)   zmienić zakres wzajemnych świadczeń,

przy uwzględnieniu jednak zastrzeżenia, że zmiany dokonywane przez wykonawcę i podwykonawcę nie mogą być mniej korzystne aniżeli zmiany dokonane przez zamawiającego i wykonawcę w ramach procedury opisanej powyżej, jeśli ta została wdrożona i obejmuje także część zamówienia przekazaną do realizacji przez podwykonawcę.